Beste erevoorzitters, ereleden, leden van verdienste, leden en ouders van onze leden onder de 16 jaar,

We hebben met ons allen een bijzonder jaar achter de rug, ook binnen de vereniging. Het bestuur wil dit verenigingsjaar samen met u afsluiten en vooral met u vooruit gaan kijken naar het seizoen 2021-2022 en verder.

Het bestuur van ZPC AMERSFOORT nodigt u dan ook uit voor de jaarlijkse – statutair verplichte – Algemene Ledenvergadering van onze vereniging op maandagavond 20 september a.s. De vergadering begint om 19:30u en eindigt uiterlijk om 22:15u.

Vanwege de nog geldende corona beperkingen, houden we de ALV dit jaar in een hybride vorm. Dat betekent dat de ALV ook dit jaar gelijktijdig zowel live in ons clubhuis als online via Microsoft Teams wordt gehouden. Als u online deelneemt, kunt u uw vragen en opmerkingen plaatsen in de chat functie in MS Teams.

In ons clubhuis is “COVID-19 proof” plaats voor maximaal voor 25 deelnemers aan de ALV. Voor deelname zie onderaan dit bericht.

De concept agenda ALV 20 september 2021 is als volgt:

1. Opening door de voorzitter.
2. Vaststellen agenda.
3. Ingekomen stukken voor deze ALV.
4. Vaststellen van de notulen van de algemene ledenvergadering van 21 september 2020.
5. Presentatie van het financieel bestuursverslag verenigingsjaar 2020 – 2021.
6. Presentatie van het financieel verslag van de Stichting Horeca 2020 – 2021. 
7. Verslag van de kascontrolecommissie.
8. Voordrachten en benoemingen ereleden, leden van verdienste.
9. Uitreiking Arie van de Bunt bokalen en de John Riezebos trofee.

10. Decharge en aftreden van het zittend bestuur (artikel 12. lid 5. van de statuten).
11. Instemming door de ALV met het aantal bestuursleden voor het verenigingsjaar 2021-2022 (artikel 12. lid 2. van de statuten).
12. Benoeming van de bestuursleden voor het verenigingsjaar 2021-2022 (artikel 12. leden 1. en 2. van de statuten).
13. Benoeming van de voorzitters van de sportcommissies voor het verenigingsjaar 2021-2022 (artikel 14. lid 4. van de statuten).

14. Introductie van de vertrouwenscontactpersonen. 
15. Vooruitblik (en jaarverslag 2020-2021) van de sport-commissies.
    1. Zwemmen
    2. Waterpolo
    3. Synchroonzwemmen
    4. Schoonspringen
    5. Sterrenplan

16. Vaststelling van de begroting voor het boekjaar 2021-2022.
17. Vaststelling van de jaarlijkse contributie.
18. Instemming met het proces tot wijziging van de statuten n.a.v. de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen.
19. Instemming met het proces om te komen tot een reglement voor het vervaardiging van beeldmateriaal onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor o.a.
    – fotomateriaal;
    – video beelden;
    – live video streamen.

20. Rondvraag.
21. Sluiting.

Voordrachten en benoemingen

Bij het agendapunt 11 (benoeming van de bestuursleden voor het verenigingsjaar 2021-2022) kan ik u alvast melden dat het voorstel van het bestuur aan de ALV is:

• Voorzitter – Wim Oosterboer – stelt zich niet meer kandidaat.
• Vice voorzitter – Mirjam Oelen – kandidaat voorzitter. 
• Secretaris ad interim (vanaf april 2020) – Mark van den Putte – kandidaat secretaris.
• Penningmeester – Hans van Leur – continuering op de penningen met ondersteuning van een administratiekantoor (voor penningmeester blijft de vacature opstaan).
• Bestuurslid – Tjerk Jan Zwerver- kandidaat bestuurslid
• Bestuurslid – Marcel Scheltinga – stelt zich niet meer kandidaat.​
• Nieuw lid – Hans Kingma – kandidaat vice voorzitter.

Tegenkandidaten

Conform artikel 12 lid 6. van de statuten kunt u tot één week voor de algemene vergadering kunnen door tenminste twintig senior-leden kandidaten worden gesteld voor de in te vervullen bestuursfuncties. Ook door de algemene vergadering zelf kunnen kandidaten worden gesteld bij een besluit genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. 

Benoemingen van de voorzitters van de sportcommissies

Bij agendapunt 12 (benoeming van de voorzitters van de sportcommissies voor het verenigingsjaar 2021-2022) kan ik u alvast melden dat het voorstel van het bestuur aan de ALV is:

• Rutger Keur – voorzitter waterpolo commissie.
• Jean-Louis Geutjes – voorzitter zwemcommissie. ​
• Hanneke Wiltjer – herbenoeming voorzitter synchroonzwemmen commissie. 
• Patrick van der Meer – voorzitter schoonspring commissie.
• ​Jorinda Veraar  – Sterrenplan

Kandidaten voor functie penningmeester

Vanwege de toegenomen zwaarte van de functie en de daarbij benodigde kwalificaties heeft het bestuur besloten om de functie van penningmeester op te splitsen in een bestuurlijk/beleidsmatig penningmeesterschap en een administratieve ondersteuning. Hiervoor wordt door het bestuur een overeenkomst gesloten met een Administratiekantoor. Hiervoor zijn drie offertes opgevraagd door het bestuur en hebben er met meerdere partijen gesprekken plaatsgevonden met het bestuur. Tijdens de ALV zullen wij u mededelen met welk administratiekantoor het bestuur een overeenkomst heeft gesloten.

Mocht u interesse hebben in deze minder intensieve functie van penningmeester, maak u interesse dan kenbaar aan voorzitter@zpcamerfoort.nl. Voor meer informatie over de onder intensieve invulling kunt u contact opnemen met penningmeester@zpcamersfoort.nl.  

Stukken

De stukken voor de ALV zijn vanaf 13 september tot en met zondagavond 19 september 18:00 op te vragen bij de secretaris via: secretaris@zpcamersfoort.nl. 

Aanmelden voor de ALV (uw aanmelding richten aan secretaris@zpcamersfoort.nl ) U wordt verzocht om voor 13 september a.s. aan te geven of u wil deelnemen aan de ALV op 20 september a.s. met daarbij de vermelding of u dit in ons clubhuis wil doen voor zover daar plaats is, of dat u deelneemt aan de ALV via MS Teams. Deelname in het clubhuis voor de maximaal 25 leden wordt ​- na verrekening van bestuursleden, commissievoorzitters, ereleden en genodigden – gegeven in de volgorde van aanmelding. U kunt ook zelf direct de keuze maken voor deelname via MS Teams. Nadere details over de deelname via MS Teams volgen na uw aanmelding.

Namens het bestuur van de Zwem- & Poloclub Amersfoort, 

Mark van den Putte