Onderwerp: ALV 18 december 2017 & accuut hulp gezocht
Beste ere-voorzitters, ere-leden, leden van verdienste, leden en ouders/verzorgers van jeugdleden,
Tot onze spijt moeten wij u melden dat de geplande ALV van maandag 18 december niet kan doorgaan.
De reden voor de afgelasting is dat het bestuur van de vereniging momenteel uit onvoldoende bestuursleden bestaat om onze vereniging naar behoren te leiden en dat ondanks alle inspanningen van de zittende bestuursleden, er geen goed onderbouwde bestuurlijke verantwoording is afteleggen over het seizoen 2016-2017.
Het aantal ‘formele’ bestuurders was met 4 al op een absoluut minimum maar gegeven de werklast in combinatie met een veelvoud van lopende en belangrijke projecten heeft één van de bestuurders doen besluiten om (tenminste tijdelijk) formeel zijn bestuursfunctie per direct neer te leggen. Het signaal is duidelijk, in de meest brede zin van het woord moet er ondersteuning komen vanuit de leden en/of vrijwilligers. Zowel aan de badrand, in de diverse commissies maar ook in het bestuur. Daar is thans op korte termijn onvoldoende zicht op. Voor het huidige vier koppige bestuur wordt het dragen van de volle verantwoordelijkheid daarmee onverantwoord en is de club (veel) te kwetsbaar.
Het aantal ‘formele’ bestuurders was met 4 al op een absoluut minimum maar gegeven de werklast in combinatie met een veelvoud van lopende en belangrijke projecten heeft één van de bestuurders doen besluiten om (tenminste tijdelijk) formeel zijn bestuursfunctie per direct neer te leggen. Het signaal is duidelijk, in de meest brede zin van het woord moet er ondersteuning komen vanuit de leden en/of vrijwilligers. Zowel aan de badrand, in de diverse commissies maar ook in het bestuur. Daar is thans op korte termijn onvoldoende zicht op. Voor het huidige vier koppige bestuur wordt het dragen van de volle verantwoordelijkheid daarmee onverantwoord en is de club (veel) te kwetsbaar.
Ook in het 2e jaar na de fusie is er enorm hard gewerkt om van ZPC AMERSFOORT een gezonde en bruisende vereniging te maken. De sportieve successen zijn geweldig en er is nog nooit zoveel jeugd de vereniging ingestroomd. De financiële huishouding en met name de ledenadministratie is binnenste buiten gekeerd en gereorganiseerd. Niet zonder impact, duidelijk werd dat een groot aantal leden onjuist in de ledenadministratie stond. Dit trok een wissel op de gerealiseerde inkomsten versus de begrote inkomsten. Daarnaast blijkt het geen vanzelfsprekendheid te zijn dat leden op tijd betalen. Het kost tijd, energie en ook geld om deze leden te manen om hun contributieverplichtingen na te komen. Tijd, energie en geld dat we niet in andere activiteiten kunnen steken. Met de komst van de Amerena beschikken we straks over prachtige faciliteiten en werken we samen met onze partners aan het laten bruisen van dit complex. Ook hier is enorm veel tijd en energie in gaan zitten. Van badwater tot inrichting, horeca tot sportieve voorzieningen. Tijd en energie die wij er als bestuurders er graag in steken maar wat eigenlijk te veel hooi op onze vork oplevert. We hebben hulp nodig om alle ballen die we omhoog moeten houden ook daadwerkelijk omhoog te houden zodat onze verenging kan blijven voortbestaan.
Een vereniging zijn we wel met zijn allen. Bestuurders en commissieleden hebben geen ‘corvee’ hoewel dit helaas soms zo wel wordt gezien. Een vereniging bestaat niet alleen uit contributie betalen en sporten. Ook een steentje bijdragen aan de dingen die binnen en rond onze vereniging moeten gebeuren horen daarbij.
Er zijn zeer veel mensen actief langs de badrand waarvoor onze complimenten! Maar er zijn ook veel inactieven langs de badrand die een deel van die tijd zouden kunnen benutten om te helpen. De huidige support is volstrekt onvoldoende om de ambities die het bestuur, de commissies maar ook de leden en ouders en andere kritische belanghebbenden, te realiseren.
Er zijn zeer veel mensen actief langs de badrand waarvoor onze complimenten! Maar er zijn ook veel inactieven langs de badrand die een deel van die tijd zouden kunnen benutten om te helpen. De huidige support is volstrekt onvoldoende om de ambities die het bestuur, de commissies maar ook de leden en ouders en andere kritische belanghebbenden, te realiseren.
Op maandagavond 18 december hadden we een ALV gepland met de volgens de statuten verplichte elementen zoals het goedkeuren van de jaarrekening, het benoemen van bestuursleden en het uitbrengen van verslag over de gang van zaken en het gevoerde beleid binnen de vereniging. Deze formele jaarvergadering stellen we als gevolg van de dilemma’s waarvoor we ons als bestuur gesteld zien uit.
Wij nodigen u desondanks toch uit om elkaar, bestuur en leden, op maandagavond 18 december om 20.00 uur te ontmoeten in de Rubenszaal van het Sportfondsenbad om u in de gelegenheid te stellen om over de situatie zoals beschreven in deze mail, vragen te stellen aan het bestuur. Hopelijk neemt u ideeën en handreikingen mee voor support om te komen tot concrete hulp, ondersteuning en oplossingen van de huidige situatie waarin we ons bevinden.
Er zijn vele leuke taken binnen de vereniging die vervuld moeten worden, passend bij ieders beschikbare tijd ervaring en ontwikkeling. Hiervoor doen we ook zeker een beroep op ouders van jeugdleden.
Omdat onze club ons allen aangaat ontmoeten we u graag op 18 december om 20.00 uur in de Rubenszaal van het Sportfondsenbad.
Met sportieve groet,
Namens het bestuur en de commissies van ZPC AMERSFOORT
Met sportieve groet,
Ronald Pijtak
secretaris
