Beste (oud)leden van ZPC AMERSFOORT,
Tijdens de ALV van onze vereniging op 3 juli 2017 is nader toegelicht dat er nog veel te veel contributie over 2016/2017 niet is betaald door leden. Daarnaast staat er helaas ook nog een restant open over 2015/2016 (ondanks eerdere inspanningen dit jaar).
In 2015-2016 zijn er diverse opstartproblemen geweest met de ledenadministratie door de fusie. Het merendeel van de problemen zijn m.i.v. 2016/2017 verholpen en de ledenadministratie is opgeschoond. Dus over 2016/2017 heeft een aantal leden gewoon niet betaald. Wat de aanleiding ook is, onze visie op wanbetaling is helder: als lid en gebruiker van sportieve activiteiten ben je de verplichting aangegaan om je contributie tijdig te betalen en die moet nagekomen worden, want zonder deze inkomsten kan onze vereniging niet voortbestaan. Mede sporters zijn hier nu de dupe van. Zelfs mocht er administratief iets abusievelijk onjuist zijn gegaan, dan nog is het ook de verantwoordelijkheid van een lid om te betalen c.q. tijdig aan de bel te trekken bij vragen en/of onduidelijkheden.
Daarom wordt in de komende twee maanden (juli/aug), namens het bestuur, door een groep vrijwilligers van onze vereniging ieder (oud)lid benaderd die volgens onze ledenadministratie nog contributie is verschuldigd aan ZPC AMERSFOORT. Wij betreuren dit ten zeerste maar blijkbaar kan dat niet anders. Overigens hebben wij de contributie ook gewoon keihard nodig om simpelweg voort te kunnen bestaan.
Hoe gaan we te werk:
- Er wordt een e-mail gestuurd naar ieder lid die volgens de ledenadministratie nog een openstaande contributie heeft. Deze e-mail wordt uitgestuurd vanaf het e-mailadres contr2016-2017@zpc-amersfoort.nl.
In deze e-mail wordt uitgelegd welk bedrag er volgens de ledenadministratie thans nog openstaat, wat de procedure is en wie de vrijwilliger is die contact op zal nemen hierover (de vrijwilliger staat met zijn/haar e-mail in de cc van de e-mail die u eventueel ontvangt). Vanaf dit moment is deze aangewezen vrijwilliger het eerste aanspreekpunt voor het lid over de uitstaande contributie 2015-2016 en/of 2016/2017;
- Vrijwilliger ZPC AMERSFOORT neemt telefonisch contact op met lid. In dit (telefoon)gesprek wordt situatie met betrekking tot de openstaande contributie besproken. De ZPC AMERSFOORT vrijwilliger stuurt na het gesprek een korte e-mail naar het lid met daarin de gemaakte afspraken over nog uit te zoeken zaken en/of wanneer betaald gaat worden
- Openstaande issues worden door de vrijwilliger ZPC AMERSFOORT opgelost. Als er nog onduidelijkheden zijn over het bedrag van de openstaande contributie wordt dit door de vrijwilliger samen met de ledenadministratie/penningmeester zo snel als mogelijk opgelost. De uitkomst wordt per e-mail (en eventueel telefoon) met het lid gecommuniceerd;
- Lid betaalt per omgaande de openstaande contributie.
- Lid ontvangt bevestiging dat contributie is voldaan. Nadat de betaling van de uitstaande betaling is voldaan ontvangt het lid per e-mail ( vanaf contr2016-2017@zpc-amersfoort.nl) een bevestiging dat de contributie verplichting is voldaan.
Indien een (oud)lid niet meewerkt aan het oplossen van de uitstaande contributie verplichting is ZPC AMERSFOORT helaas genoodzaakt alternatieve wegen te bewandelen. Dit kan zijn het niet meer meetrainen c.q. bijwonen van wedstrijden in het nieuwe seizoen maar ook het inschakelen van een incassobureau.
Mocht er iets in deze procedure niet goed verlopen tussen het (oud)lid met een openstaande contributieverplichting en de vrijwilliger, dan kan zowel het lid als de vrijwilliger dit kenbaar maken op het e-mailadres contr2016-2017@zpc-amersfoort.nl. Elke gemeld probleem zal binnen vijf (5) werkdagen worden doorgestuurd naar het bestuur van ZPC AMERSFOORT met een kopie daarvan naar het (oud)lid en/of de vrijwilliger. Het bestuur zal deze melding dan in behandeling nemen.
Wij vertrouwen erop dat alle (oud)leden die nog een uitstaande betalingsverplichting hebben deze, in samenwerking met onze vrijwilligers, spoedig aan onze vereniging zullen voldoen.
Nogmaals zonder de incasso van deze contributies op korte termijn, ontstaat er een tekort over boekjaar 2016/2017 en kunnen we niet anders dan drastische maatregelen nemen voor de begroting 2017/2018.
Wij vertrouwen er op dat dit niet zover hoeft te komen.
Met sportieve groet,
Namens het bestuur ZPC AMERSFOORT
Erwin Koster, Marcel Scheltinga, Ronald Pijtak & Jean-Louis Geutjes
