Beste (oud)leden van ZPC AMERSFOORT,
Tijdens de ALV van onze vereniging in december 2016 is duidelijk geworden dat er nog veel contributie niet is betaald door leden over het seizoen 2015/2016.
Er zijn diverse oorzaken waarom deze contributie niet is betaald. Zo zijn er zijn diverse opstartproblemen geweest met de administratie door de fusie, maar ook hebben leden gewoon niet betaald. Maar wat de aanleiding ook is: als lid ben je de verplichting aangegaan om je contributie te betalen en die moet nagekomen worden, want zonder deze inkomsten kan onze vereniging niet voortbestaan.
Daarom wordt in de komende twee maanden (april/mei), namens het bestuur, door een groep vrijwilligers van onze vereniging ieder (oud)lid benaderd die volgens onze ledenadministratie nog contributie is verschuldigd aan ZPC AMERSFOORT.
Hoe gaan we te werk:
- Er wordt een e-mail gestuurd naar ieder lid die volgens de ledenadministratie nog een openstaande contributie heeft over het jaar 2015/2016. Deze e-mail wordt uitgestuurd vanaf het e-mailadres contr2015-2016@zpc-amersfoort.nl.
In deze e-mail wordt uitgelegd welk bedrag er volgens de ledenadministratie openstaat, wat de procedure is en wie de vrijwilliger is die contact op zal nemen hierover (de vrijwilliger staat met zijn/haar e-mail in de cc van de e-mail). Vanaf dit moment is de aangewezen vrijwilliger het eerste aanspreekpunt voor het lid over de uitstaande contributie 2015-2016;
- Vrijwilliger ZPC AMERSFOORT neemt telefonisch contact op met lid. In dit (telefoon)gesprek wordt situatie met betrekking tot de openstaande contributie besproken. De ZPC AMERSFOORT vrijwilliger stuurt na het gesprek een korte e-mail naar het lid met daarin de gemaakte afspraken over nog uit te zoeken zaken en/of wanneer betaald gaat worden
- Openstaande issues worden door de vrijwilliger ZPC AMERSFOORT opgelost. Als er nog onduidelijkheden zijn over het bedrag van de openstaande contributie wordt dit door de vrijwilliger samen met de ledenadministratie/penningmeester opgelost. De uitkomst wordt per e-mail (en eventueel telefoon) met het lid gecommuniceerd;
- Lid betaalt de openstaande contributie.
- Lid ontvangt bevestiging dat contributie is voldaan. Nadat de betaling van de uitstaande betaling is voldaan ontvangt het lid per e-mail ( vanaf contr2015-2016@zpc-amersfoort.nl) een bevestiging dat de contributie verplichting 2015-2016 is voldaan.
Indien een (oud)lid niet meewerkt aan het oplossen van de uitstaande contributie verplichting is ZPC AMERSFOORT helaas genoodzaakt een deurwaarder in te schakelen.
Mocht er iets in deze procedure niet goed verlopen tussen het (oud)lid met een openstaande contributieverplichting en de vrijwilliger, dan kan zowel het lid als de vrijwilliger dit kenbaar maken op het e-mailadres contr2015-2016@zpc-amersfoort.nl . Elke gemeld probleem zal binnen vijf (5) werkdagen worden doorgestuurd naar de penningmeester van ZPC AMERSFOORT met een kopie daarvan naar het (oud)lid en/of de vrijwilliger. Het bestuur zal deze melding dan in behandeling nemen.
Wij vertrouwen erop dat alle (oud)leden die nog een uitstaande betalingsverplichting hebben deze, in samenwerking met onze vrijwilligers, spoedig aan onze vereniging zullen voldoen.
Met sportieve groet,
Bestuur ZPC AMERSFOORT
